Datenschutzinformation (Aiden)

Über Aiden

Die Aiden Immo GmbH entwickelt KI‑gestützte Softwarelösungen für zeitgemäße Hausverwaltungen, Vermieter und Wohnungsunternehmen. Mit dem virtuellen Assistenten Aiden können Mieteranfragen per Telefon, E‑Mail oder WhatsApp rund um die Uhr, mehrsprachig und vollständig automatisiert bearbeitet werden. Unternehmen profitieren von effizienteren Prozessen und digitalisierter Kommunikation, während Mieter eine barrierefreie Kommunikation in Echtzeit und eine schnellere Bearbeitung ihrer Anliegen genießen.

Im Folgenden informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Ihnen insbesondere nach der europäischen Datenschutz‑Grundverordnung (DSGVO) zustehenden Ansprüche und Rechte bei der Nutzung von Aiden.

Verantwortliche Stelle

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Zwecke der Datenverarbeitung: Wenn Sie unseren Assistenten kontaktieren, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Ihr Anliegen bezüglich eines bereits vorliegenden Vertragsverhältnisses zu klären und unseren bzw. Ihren vertraglichen Pflichten und Nebenpflichten nachzukommen.

Rechtsgrundlage: Erfüllung eines Vertrages, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Daten- und Datenkategorien

• Stammdaten (Anrede, Titel, Name, Adresse)
• Bilder (z. B. Profilbild WhatsApp)
• Kontaktdaten (E‑Mail, Telefonnummer)
• Vertragsdaten (Kundennummer, Mietvertragsnummer)
• Verbrauchsdaten (Energie‑ und Wärmeverbrauch)
• Kommunikationsdaten (Telefon, E‑Mail, WhatsApp)
• Termine und Verfügbarkeiten
• Auftragsdaten (Lieferadresse, Rechnungsadresse)
• Zahlungs‑ und Rechnungsdaten (inkl. Kontodaten)
• weitere durch Sie bestimmte Daten

Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden an weitere Empfänger weitergegeben, wenn es zur Bearbeitung Ihres Anliegens notwendig ist (z. B. Vermieter, Mitarbeiter, Dienstleister wie Handwerksbetriebe).

Aufbewahrungsdauer

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die Bearbeitung Ihres Anliegens nötig ist. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (HGB, AO) betragen in der Regel 6 oder 10 Jahre. Verjährungsfristen: 3 Jahre.

Datenübermittlung in Drittländer

Grundsätzlich verarbeiten wir Ihre Daten innerhalb der EU. Eine Übermittlung in Drittstaaten erfolgt über WhatsApp. Angaben darüber, welche Daten durch WhatsApp verarbeitet werden und zu welchen Zwecken, finden Sie in der Datenschutzerklärung des Dienstes (www.whatsapp.com/legal/).

Ihre Datenschutzrechte

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Widerruf von Einwilligungen jederzeit möglich. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde (Liste der Behörden: www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html).

Information über Ihr Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung einzulegen; dies gilt auch für Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen. Wenn möglich, richten Sie ihn bitte an:

Automatisierte Entscheidungsfindung

Keine automatisierte Entscheidung mit Rechtswirkung (Art. 22 DSGVO). Kein Profiling.

Nichtbereitstellung von personenbezogenen Daten

Die Bereitstellung ist grundsätzlich freiwillig, kann aber für die Bearbeitung erforderlich sein.

Auftragsdatenverarbeitung

Wir haben einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO zur Bereitstellung von Aiden geschlossen.